Job3 Document DMS - L'archiviazione documentale

Job3 Document è un software di archiviazione documentale che consente di archiviare, consultare e gestire documenti di qualsiasi tipo senza lasciare la propria postazione di lavoro, con un conseguente risparmio di tempo. I documenti, archiviati secondo una struttura gerarchica, sono identificati da un "tipo documento" (configurabile dall'utente) e da una serie di chiavi che ne facilitano la rintracciabilità. Il supporto di sicurezza gestisce la visibilità tra i vari utenti. Job3 Document riduce i costi, organizza e mantiene in maniera ordinata tutti i documenti aziendali in un unico repository, gestisce la sicurezza secondo le normative previste dalla legge sulla privacy.

In breve

Memorizzazione di un elevatissimo numero di documenti. Grazie alle tecnologie di programmazione utilizzate, Job3 Document non teme la memorizzazione di grosse moli di dati, mantenendo sempre elevate la velocità di ricerca ed acquisizione.

Allegati, ogni documento può essere allegato ad altri documenti oppure contenere degli allegati propri (ad esempio ad una fattura differita di vendita possono essere allegati i relativi DDT)

Tipi documento e fascicoli configurabili dall'utente senza limitazioni nel numero di chiavi di tipo: Stringa, Intero, Data.

Gestione anagrafiche. Job3 Document integra un sistema di configurazione anagrafiche completamente parametrico caricabili dall'esterno via file di testo o SQL. In questo modo è possibile importare archivi esterni o creare rubriche personalizzate.

Ricerca per mezzo di chiavi, con possibilità ricercare anche con espressioni complesse come: "maggiore di 100 oppure compreso tra 10 e 20". Gli operatori disponibili sono: Maggiore di ... Minore di ... Maggiore o uguale a ... Minore o uguale a ... Uguale a ... Compreso tra ... e ... oppure e diverso da ...

Ricerca full-text. Costituisce di fatto una forma avanzata di ricerca grazie alla quale tutti i documenti vengono analizzati per rilevare l’eventuale presenza nel corpo del documento di parole, porzioni di testo o concetti, espressi quest'ultimi, grazie all'utilizzo di operatori logici. Questo tipo di ricerca è applicabile ai formati di documento più comuni (si pensi ai pdf, documenti Office in generale o la posta elettronica) e a tutti i formati proprietari in grado di supportarla.

Invio e-mail in formato PDF dei documenti con il client di posta predefinito oppure utilizzando client MAPI collegato alla rubrica nominativi.

Workflow. Job3 Document consente di definire degli iter applicabili ad ogni tipo documento. In funzione dell'iter definito in fase di configurazione, il documento assume diversi valori di stato che ne tracciano il percorso. Ad ogni cambio di stato possono essere definite delle regole che avviano l'esecuzione di azioni automatiche di notifica (invio mail, sms, fax eccetera) oppure di modifica dei documenti archiviati.

Efficiente punto d'incontro tra analogico e digitale

Acquisizione da stampante virtuale, grazie ad una stampante virtuale di semplice installazione è possibile acquisire documenti da qualsiasi stampa generata da applicativi Windows (esempio: documenti Word, Excel, Cad, Fax ecc.)

Acquisizione da spooler, permette di acquisire documenti dallo spooler testo di Job ERP o di altri applicativi gestionali. Con un apposito tool di spool editing e grazie al supporto vettoriale è possibile creare un documento completo di qualsiasi elemento grafico a partire dal solo testo.

Acquisizione da scanner. Job3 Document supporta l'acquisizione diretta di documenti da scanner compatibili con lo standard TWAIN. Con una speciale tecnologia siamo in grado di effettuare un bypass della UserInterface dell'apparecchio riducendo sensibilmente i tempi di elaborazione.

Acquisizione da scanner remoto. Job3 Document dispone di un modulo software in grado di condividere scanner privi di interfaccia ethernet ed installati su PC remoti. Ideale per chi opera in ambito Citrix o MS Terminal server.

Acquisizione da scanner con riconoscimento barcode. Questa funzionalità consente l'acquisizione di un documento da scanner effettuando il riconoscimento (OCR) del barcode presente in una qualsiasi posizione del documento stesso.

Acquisizione da filesystem. Questa funzionalità attivata con un semplice "point and click" consente l'acquisizione di un qualsiasi documento presente nel filesystem del proprio PC.

Affidabilità e sicurezza in un ambiente multiutente

Login automatico. Si affianca alla più classica schermata di accesso al programma (basata su inserimento di nome utente e password), garantendo un accesso immediato per quegli utenti che si siano correttamente autenticati in ambiente Windows. Questa funzionalità di fatto va incontro all'utente in termini di semplicità d'uso del software senza intaccare gli standard di sicurezza che ci siamo imposti.

Gestione Utenti ed accessi. Possibilità di configurare gli utenti, gruppi ed i permessi di accesso ai documenti/fascicoli archiviati.

Log attività su documenti. Tutte le attività di consultazione e modifica compiute sui documenti da parte degli utenti vengono puntualmente registrate dando quindi, agli amministratori del Sistema, la possibilità di monitorare e valutare in termini statistici il reale utilizzo dell'applicazione.

Parola d'ordine: collaborazione

Più colleghi possono portare avanti progetti complessi condividendo documenti di qualsiasi natura in maniera semplice ed efficiente.

Notifica. Grazie a questa funzionalità un utente può notificare documenti a uno o più colleghi (anche ad interi gruppi) in maniera estremamente semplice avendo la possibilità di consultare in ogni momento lo stato della notifica stessa.

Check-in e Check-out. Questa funzionalità consente il blocco della modifica di un documento nel caso di un prelevamento (check-out) da parte di un altro utente.

Versionamento. Ogni modifica (check-in) di un documento viene tracciata fornendo automaticamente un numero di versione progressivo e mantenendo un archivio storico delle versioni.

Tecnologia e versatilità

Job3 Document è un software Client/Server sviluppato su tecnologia MS .net 3.5 e database relazionale SQL Server 2005 che garantisce prestazioni elevatissime in fase di ricerca. La moderna interfaccia "Fluent" in stile Office 2007 consente un'approccio semplificato anche agli utenti meno esperti. Per favorire ulteriormente l'usabilità del programma abbiamo introdotto una serie di parametri che permettono la configurazione di ogni singolo client in funzione delle caratteristiche dell'utente.

Interoperabilità. Job3 Document si integra in maniera assai semplice con qualsiasi software gestionale o di altra natura. La chiamata può essere eseguita a linea di comando o tramite oggetto COM. Lo scambio di informazioni avviene via XML.

Terminal Server. Job3 Document è certificato per l'uso in ambiente Microsoft Terminal Server.

Outlook Plugin. L'acquisizione di una mail può essere eseguita direttamente da Outlook grazie ad un comodo plugin.

Aggiornamenti online. L'aggiornamento del software e l'assistenza tecnica possono essere eseguite direttamente via Internet grazie ad un tool interno di comunicazione.

Client disponibili per le piattaforme: MS Windows XP, MS Vista, Windows 2003, Web client, MS Terminal Server